Una herramienta para la nueva era digital
Quiero hacerte una pregunta: ¿Sabes en dónde almacenan los documentos tus colaboradores y cómo le hacen para encontrarlos cuando necesitan buscarlos?
Por lo general todos guardamos los documentos según nuestros propios criterios y lo hacemos de una manera lógica y personalizada.
La mayoría de las personas estamos familiarizados con la estructura en carpetas.
La estructura para organizar estas carpetas varía de persona a persona dependiendo de sus preferencias.
Por otro lado, tenemos el buzón de correo, de igual forma, con una estructura personalizada.
También tenemos los archiveros físicos en donde almacenamos carpetas con documentos importantes y su estructura varía en función de los empleados y del área o departamentos que usan estos archivos.
En muchas ocasiones todo esto ocurre al mismo tiempo y en casa lugar almacenamos una parte de la información que puede o no estar actualizada.
El resultado es una situación completamente riesgosa en donde tenemos documentos con tendencia a perderse, accesos no autorizados, robo o eliminación.
Además, cuando tenemos una copia de un documento en en cada estructura de almacenamiento, ya sea el correo electrónico, disco duro, carpetas de red o memoria USB; será extremadamente difícil saber cuál es la última versión.
La gestión documental es un proceso que te ayuda a eliminar todos los problemas anteriores.
En este proceso, recolectamos, almacenamos, procesamos y compartimos documentos de la empresa.
Por ejemplo, si quieres almacenar un contrato, puedes etiquetarlo directamente desde la pantalla táctil del dispositivo en el que lo escaneas.
Las etiquetas reemplazan de manera efectiva la estructura jerárquica y al estar almacenado centralizadamente, cualquier persona con permisos de acceso puede recuperar el documento evitando tener que duplicarlo.
Gracias a un sistema de gestión documental, todo mundo en tu empresa tendrá un único lugar para almacenar, buscar, distribuir y asegurar los documentos.
En esencia, ésta es la belleza de un Sistema de Gestión Documental, que además ofrece:
- Flujos de trabajo con documentos
- Archivo del correo electrónico
- Escaneo por lotes
- Seguridad documental
- Captura automática de la salida de sistemas de información
- Almacenamiento en previsión de desastres en medios seguros.
La tecnología Canon puede ayudarte a gestionar tus documentos.
En una empresa, las personas necesitan:
- Acceder a información.
- Importarla e integrarla.
- Compartirla y compararla.
- Almacenarla y recuperarla.
- Distribuirla e imprimirla.
- La necesitan en formato electrónico y lo antes posible.
Con las soluciones de documentos Therefore™, los usuarios podrán procesar la información de un modo eficaz, asequible y seguro en todo tu departamento u organización.
Así podrán acceder y utilizar toda la información necesaria para ayudar a cumplir los objetivos de la empresa.
Eficiencia
Con Therefore Software se acabaron las pilas de documentos desordenados.
Se acabó la pérdida de información o el uso de información errónea.
Se acabó el envío de información a los destinatarios equivocados.
Con un flujo de documentos rápido y eficaz, tu negocio será mucho más productivo y, además, mejorará el servicio al cliente
Rentabilidad
Al conectar a las personas con la información que necesitan, las soluciones de documentos Therefore™ pueden acelerar los ciclos empresariales y rentabilizar la inversión rápidamente.
Al procesar un mayor número de documentos de forma electrónica, se ahorra en costes de impresión.
Un mayor nivel de eficiencia permite reasignar los recursos: de la realización de tareas administrativas a actividades centrales del negocio.
Seguridad
En el mundo actual es muy importante utilizar la información de forma segura, ya que los fraudes son cada vez más habituales.
Con las soluciones de documentos del software Therefore™ podrás cumplir con todas las normativas legales e industriales, a la vez que se protegen los datos al limitar el acceso a usuarios autorizados.
De este modo, podrás distribuir los datos libremente por toda la organización, ya que estarán completamente protegidos.
En Marcozer podemos ayudarte a implementar un sistema de gestión documental.
Contáctanos y uno de nuestros asesores se pondrá en contacto contigo para comenzar a analizar las necesidades de tu empresa y apoyarte a encontrar la mejor solución.