La información es la clave de tu empresa y la velocidad en que la captures, proceses, envíes, imprimas y archives está directamente relacionada con la productividad.
En este post hablaremos de cuatro cosas que afectan directamente tu productividad y que están relacionadas en la forma en como procesas la información en tu empresa.
Cuatro cosas que disminuyen la productividad de tu empresa:
1.- Pasas muchas horas al día buscando información.
¿Haz contado cuántas horas al día dedicas a la búsqueda, procesamiento y envío de información? Probablemente pases más del 30% de tu tiempo en la búsqueda de información valiosa para la operación y seguimiento de tu empresa. Puede haber diversas razones por las que esto sucede, como el sistema que utilizas para almacenar tus documentos, la forma en como realizas búsquedas, etc.
2.- Pierdes documentos o tienes información errónea a causa de las pilas de documentos
Cuando tienes pilas enormes de documentos no solo haces más lenta la búsqueda de información, también puedes traspapelar información valiosa, perder documentos importantes y lo peor, obtienes información errónea, lo cual impacta directamente en la toma de decisiones.
3.- Tus costos de impresión son muy elevados
La impresión de documentos importantes es imprescindible y necesaria en todo tipo de empresas ya que tienes que mantener un respaldo físico de la información. Si tus procesos y equipos de impresión no son los adecuados, tus costos se elevan por las nubes.
4.- Extravías documentos importantes y no hay una adecuada seguridad en la información.
Si la seguridad de tu información no es la adecuada, entonces comprometes la confidencialidad y la integridad de la misma.
Estas cuatro cosas suceden en empresas de todos los tamaños y afortunadamente no todo esta perdido, por que en Marcozer tenemos una solución que te ayudará a solucionar estos problemas e incrementar tu productividad ofreciéndote acceso instantáneo y seguro a toda tu información.
Tu organización operará de forma más inteligente ya que mejorarás el almacenamiento, la administración y el procesamiento de toda tu información
Estoy hablando de Therefore™, que es un software creado por Canon y que sirve para la Gestión de la Información y Flujos de Trabajo, ofreciéndote una solución completa de punta a punta desde la gestión de la entrada de la información al flujo de trabajo hasta la administración del ciclo de la vida del mismo.
Con Therefore™ lograrás procesar la información de un modo eficaz, asequible y seguro en todo tu departamento u organización:
- Controla flujos de trabajo con documentos.
- Archiva el correo electrónico
- Escanea por lotes
- Brinda Seguridad documental
- Captura automáticamente de la salida de sistemas de información.
Imprime, copia, escanea y administra como un experto.
Olvida perder documentos o tener información errónea ya que con un flujo de documentos rápido y eficaz, tu empresa será mucho más productiva, mejorará su servicio y administración en general.
Los costos de impresión no volverán a ser elevados y lograrás mayor rentabilidad gracias a que tendrás un mayor número de documentos de forma electrónica y podrás reasignar recursos para que pasen de tareas administrativas a actividades centrales en tu empresa.
Extraviar documentos importantes será cosas del pasado y mantendrás tu información completamente segura ya que con Therefore™ cumplirás con todas las normativas legales e industriales y protegerás la información al limitar el acceso solo a usuarios autorizados.
A continuación te enlistaré todo lo que puede hacer con Therefore™:
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Captura de Información
- Introduce la información en el sistema Therefore™, ya sea utilizando un escáner de documentos, cargando directamente documentos electrónicos existentes o por medio de la aplicación multifuncional de Therefore™. Luego, los documentos se pueden clasificar, indexar y archivar utilizando Capture Client de Therefore™ o Content Connector de Therefore™.
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Buscar y Editar
- Navigator de Therefore™ permite que los usuarios puedan encontrar información fácilmente, ya sea mediante la búsqueda de texto completo (similar a los navegadores de búsqueda populares) o usando datos de índice específicos que están relacionados con el contenido deseado.
- Viewer de Therefore™ se utiliza para ver, editar y proteger/desproteger documentos. Los documentos se pueden abrir y editar en sus aplicaciones nativas ya conocidas, para que los usuarios puedan hacer correcciones con facilidad.
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Flujos de Trabajo
- Workflow de Therefore™ permite diseñar y optimizar procesos de negocios relacionados a los documentos o información de una empresa, ayudando a la automatización de los flujos de trabajo. Cada empleado sabe qué tareas debe completar, la fecha de entrega y quien es el siguiente en el proceso. Los gerentes pueden monitorear los avances del proceso del flujo de trabajo y los administradores pueden ver todo el sistema para identificar los posibles cuellos de botella.
- Workflow de Therefore™ permite diseñar y optimizar procesos de negocios relacionados a los documentos o información de una empresa, ayudando a la automatización de los flujos de trabajo. Cada empleado sabe qué tareas debe completar, la fecha de entrega y quien es el siguiente en el proceso. Los gerentes pueden monitorear los avances del proceso del flujo de trabajo y los administradores pueden ver todo el sistema para identificar los posibles cuellos de botella.
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Acceso Móvil y Remoto
- Therefore™ ofrece tres métodos para acceder a su información de manera remota, para ayudar a aumentar la productividad cuando se encuentra fuera de la oficina.
- Web Acces de Therefore™ permite el acceso remoto al sistema de Therefore™ a través de los navegadores más populares de la Web.
- La aplicación móvil de Therefore™ (para dispositivos móviles iPhone, iPad o Android) permite que los usuarios busquen y visualicen documentos, así como participar en procesos o flujos de trabajo establecidos, desde su dispositivo móvil.
- Anywhere de Therefore™ permite que los usuarios trabajen con los documentos fuera de línea y que los editen cuando no están conectados a la red. Una vez conectados, todos los cambios se sincronizan automáticamente en el sistema.
- Integración
- °Therefore™ se integra con distintas aplicaciones, programas, y soluciones, incluyendo Windows® Explorer, Microsoft® Office, Microsoft® SharePoint, y muchas soluciones de escaneo de otros fabricantes, tales como Kofax Capture®, eCopy™ ShareScan®, eCopy™ PDF Pro Office™, y uniFLOW. También se integra con el escritorio de Windows a través de Gadget de Therefore™, el cual se puede usar para dar seguimiento a las actividades dentro del sistema, tales como las actualizaciones, los flujos de trabajo y las tareas.
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Seguridad
- Therefore™ almacena documentos de manera segura y ofrece completo control sobre el acceso a los documentos. Las configuraciones de los permisos son fáciles de configurar y altamente personalizables, por lo que garantiza que solo las personas autorizadas tendrán acceso para ver o modificar documentos específicos. Entre las características de seguridad adicionales se incluyen auditorías, control de versiones, firmas digitales y cumplimiento de la política de retención.
¿Qué tal eh? Puedes hacer mucho, incrementar tu productividad y hacer crecer a tu empresa gracias a la tecnología.
En Marcozer tenemos las mejores soluciones tecnológicas para impresión y digitalización de documentos de la marca CANON. Te invitamos a darte una vuelta por nuestra tienda en línea y a contactarnos a través de nuestros canales de comunicación y redes sociales.
En Marcozer estamos siempre para servirte y apoyarte a encontrar la mejor solución para ti y tu negocio.