Elegir una impresora para tu empresa no es tarea sencilla, ya que no deberías elegir únicamente por el precio, debes pensar en el costo/beneficio y en los ahorros y beneficios a largo plazo que obtendrás con el equipo que adquieras.
Para empezar, debes tener en cuenta que las funciones básicas de todas las impresoras multifunción siguen siendo fotocopiar, imprimir, escanear y ¡enviar Fax!,
¡Oh sí!, por el contrario de lo que muchas personas podamos pensar, ¡el fax sigue vivo!
Las impresoras multifuncionales hoy en día se han convertido en verdaderas máquinas asistentes que ayudan a impulsar la colaboración empresarial y ser un punto de conexión con servicios de almacenamiento como Dropbox, Google Drive u Office 365.
Y si te pones a hacer una búsqueda ya sea en internet o en las tiendas de oficina y autoservicio cercanas, te darás cuenta que la oferta es amplia y muy seguramente te preguntes "¿Cómo elijo la mejor?" por que ¡Vamos! Todos sabemos que no son equipos que cuesten dos pesos.
Pues en este post te haré 10 preguntas que te ayudarán a tomar la mejor elección.
1.- ¿Cómo trabajas?
Identifica las actividades básicas de tu empresa en cuanto al manejo de documentos como por ejemplo: .
- Imprimes documentos de manera constante.
- Digitalizas documentos que recibes en ventanilla.
- Sacas copias.
- Necesitas enviar documentos por correo electrónico.
- Casi siempre trabajas con los mismos documentos…
Debes tener claro el flujo de trabajo de tu organización para saber cuál es el equipo que se adaptará mejor a tus necesidades.
2.- ¿Qué necesitarás?
Esto depende del giro de tu empresa, porque hay trabajos que solo requieren el uso del papel A4 y otros el uso del papel A3, en algunas oficinas como los despachos de abogados, solo necesitas poder imprimir en blanco y negro, en otras como las inmobiliarias, es necesario imprimir a color.
También debes considerar el espacio que tienes para colocar la impresora dentro de la oficina.
3.- ¿Cuántas personas usarán el equipo?
En la actualidad, las empresas de todos los tamaños buscan la colaboración en todos los aspectos, incluidos los equipos multifuncionales.
Necesitas conocer con exactitud cuántas personas usarán el equipo, en empresas pequeñas con menos de 10 empleados, es una tarea relativamente fácil calcular cuántas personas usan la impresora y cuánto imprimen además de cuántas veces al día lo hacen.
Saber exactamente cuántas personas usaran el equipo determinará algunos aspectos técnicos del mismo como la velocidad, cómo se conecta a la red, que aplicación o sistema usa para copias, etc.
También es necesario que sepas quienes y para qué usarán el equipo. El otro día estábamos en un evento grande y llegó el equipo de comunicación de una personalidad que iba a dar un discurso con una impresora portátil, inalámbrica, de batería recargable y de alta velocidad.
También puede darse el caso que recibas muchas visitas de clientes o proveedores en tu oficina y que requieran usar los dispositivos de impresión o de escaneo de tu empresa pero no se pueden conectar a tu red interna y necesitan usar el celular para enviar a imprimir un documento.
4.- ¿Cuántos departamentos tienes en tu empresa?
Este dato es importante por que cada departamento tiene sus propias necesidades, no es lo mismo la cantidad de impresión del departamento de tecnología que la del departamento de marketing y mucho menos que la del departamento de atención al cliente en ventanilla.
Realiza un análisis detallado de cada departamento y sus necesidades específicas.
5.- ¿Cuánto papel consumes?
Este es el dato más importante para que elijas el mejor equipo que resuelva tus problemas y cubra tus necesidades. ¿Sabes cuánto papel genera tu empresa en una semana? ¿O en un mes?...
En las empresas sucede que pensamos que no consumimos tanto papel, pero cuando nos ponemos a contar con detalle, salen a relucir "otros datos". Hay una forma muy fácil de saber cuánto papel consumes al mes o al año: la cantidad de cajas de papel que compras.
6.- ¿Cuánto gastas?
¿Sabes cuánto dinero gastas en toner, tinta, papel y servicio? Si no lo sabes, te aconsejo que te acerques a tu contador, el o ella lo sabe todo.
7.- ¿Ya consideraste el Mantenimiento?
En todas las empresas es indispensable contar con un equipo profesional y especializado como el #TeamMarcozer que le de mantenimiento constante a todos tus equipos de impresión para prevenir atascos y otros problemas que surgen con el uso de los equipos. Te aconsejo que dejes la instalación, configuración y reparación en mano de los expertos.
8.- ¿Tu información está segura?
Cuando escaneas, envías y almacenas información debes tener la certeza que esta información sensible para tu empresa esté completamente segura.
9.- ¿Compro o rento?
Las empresas están vivas y hoy más que nunca crecen a un ritmo muy acelerado y la tecnología avanza a velocidades vertiginosas haciendo que las necesidades de tu empresa cambien constantemente.
Piensa muy bien qué te conviene más, si adquirir tus equipos de impresión o rentarlos.
10.- ¿Quién me puede ayudar?
Busca un equipo profesional que te ayude a responder las preguntas anteriores sin que se te escape ni un solo detalle. Ellos te ayudarán a encontrar el mejor equipo que se adapte a tus necesidades, que te dé la mejor relación precio/rendimiento y que te permita crecer tu empresa utilizando la tecnología de punta disponible en el mercado.
Espero que estas preguntas sean de utilidad para que elijas la mejor opción.
En Marcozer somos expertos en ayudarte a encontrar la mejor solución para tus necesidades. De la mano de Canon te ayudaremos a elegir el mejor equipo que te permita ahorrar, crecer y mantener segura tu información mientras la tecnología de los equipos de impresión Canon hace su trabajo para que tu empresa alcance nuevos niveles de productividad.
Incrementa tu productividad y optimiza tu gestión de documentos, con Marcozer y Canon, imprime el potencial de tu empresa.
