¿Qué es la gestión documental?
Es el conjunto de normas que se aplican para administrar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización.
La gestión documental debe facilitar la recuperación, extracción de información, purgar documentos innecesarios, conservar los importantes durante el tiempo que se requieran así como la destrucción cuando ya no se necesiten.
Para realizar todo lo anterior se deben usar métodos eficaces y eficientes.
Los Document Management System (DMS) o sistemas de administración de documentos nos ayudan a automatizar tareas como:
Organización
Almacenamiento seguro
Captura
Digitalización
Etiquetado
Aprobación de tareas
Utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la administración de tu empresa.
Ventajas de utilizar un sistema de gestión documental
Un DMS te facilita combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio.
Los documentos físicos se pueden escanear.
Los escaneos y documentos generados por otras aplicaciones se pueden importar.
Podemos almacenar todo tipo de formatos: word, txt, xls, ppt, pdf, jpg, etc.